La riunione

È molto importante sapere come preparare, organizzare e gestire una riunione. Una riunione mal gestita è sicuramente una perdita di tempo, una fonte di frustrazione, un pessimo precedente per le riunioni future. È per questo che occorre saper gestire (e saper partecipare a) una riunione, non è un’attività che si improvvisa. Spesso è necessario seguire un percorso formativo dedicato, dato che non è una materia che si insegna a scuola e molti ignorano anche le più elementari regole su come ci si comporta. Tuttavia non è detto che una riunione ben preparata e ben gestita porti necessariamente ad un buon risultato. Se ad esempio prendiamo in esame le riunioni in cui un consiglio di amministrazione deve approvare un bilancio o un investimento, vediamo che, a seconda dei partecipanti, della posta in gioco, delle regole di discussione, delle informazioni disponibili, del tempo a disposizione, non è per nulla scontato cosa e come si deciderà. Non esiste un approccio “razionale”, in cui si conoscono perfettamente le situazioni e si trovano i mezzi migliori per conseguire gli obiettivi dati. Nella realtà i problemi non sono mai così chiari, gli obiettivi sono incerti, le regole decisionali sono spesso ambigue. In altri termini, occorre essere consapevoli che un problema non esiste in sè, ma viene costruito a partire dalle diverse percezioni che ne hanno i partecipanti.  Il soggetto delle decisioni organizzative non è mai unico, ma plurale: occorre passare da una pluralità di soggetti frammentati ad un soggetto collettivo unitario. È quindi fondamentale che una definizione unitaria del problema sia costruita collettivamente dai partecipanti, e che le prospettive divergenti e conflittuali siano messe a confronto e sottoposte ad analisi collettiva. La complessità di una decisione è dovuta al contenuto della decisione, ma anche e soprattutto al fatto che si colloca in contesto di relazioni fra persone con diverse preferenze, schemi, obiettivi. È qui che ci deve soccorrere un metodo di lavoro rigoroso e professionale, pena il caos e il fallimento.

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